Si te preguntamos cuáles son los diferentes puestos de trabajo y sus funciones dentro de la clínica dental, seguro que te parece algo básico y fácil de responder. 

Pero si cambiamos esta pregunta y planteamos si todos los empleados saben lo que se espera de su trabajo, si están perfectamente definidas sus tareas y responsabilidades o si alguna vez se ha producido algún malentendido por no existir un único responsable para determinadas funciones… la cosa cambia, ¿verdad?

Son errores muy comunes que se podrían reducir al máximo con la creación de un documento que recoja por escrito la descripción de los puestos de trabajo.
Para ponértelo más sencillo, al final de este artículo podrás descargar una plantilla para ponerte manos a la obra. 
 

¿Por qué debería describir los puestos de trabajo de la clínica? 

Aunque existen muchos más, a continuación te compartimos cuatro razones de peso. 

Facilitamos la comunicación y evitamos errores

Como te comentábamos, ni te imaginas la cantidad de malentendidos, fallos e ineficiencias que se podrían ahorrar las clínicas simplemente elaborando y compartiendo con el equipo este documento.
Escuchar de forma activa y fomentar cualquier aportación o sugerencia de mejora a la hora de elaborarlo es siempre positivo. 

Es útil antes, durante y después de la contratación
No solo es útil para las personas que ya se encuentran trabajando en la clínica. Es un imprescindible a la hora de realizar la selección de personal. 
Porque la retención de talento es una de las mayores prioridades para cualquier empresa, también para las clínicas dentales. Plantear por escrito cada puesto y funciones garantiza a los responsables de la contratación conocer las habilidades y competencias necesarias para el desempeño del puesto de trabajo.

Definimos las responsabilidades y las distribuimos entre el equipo
Es casi imposible asignar responsabilidades cuando estas no están perfectamente definidas y recogidas por escrito. 
Cada trabajador debe tener claras sus responsabilidades, así como las responsabilidades de los demás compañeros y la correlación con las propias. Es muy útil para evitar fricciones en el equipo.

Es necesario para estandarizar el trabajo
Establecer una jerarquía empresarial que defina los flujos de trabajo y comunicación es vital para el buen funcionamiento de la clínica. 
Una de las mayores deficiencias en la gestión es la ausencia de protocolos que ayuden a estandarizar el trabajo. Hablamos de protocolos clínicos y de actuación, pero sería poco práctico elaborarlos sin tener previamente definido nuestro documento con los puestos de trabajo. 

¿Cuenta tu clínica con un organigrama? Te aconsejamos que empieces por aquí. En este artículo te enseñamos cómo hacerlo. 
 

Cómo se hace la descripción de los puestos de trabajo de la clínica?

El principal objetivo consiste en articular los diferentes perfiles, delimitar las funciones y asignar las responsabilidades a cada miembro del equipo. 

A grandes rasgos, deberías dejar resueltos los siguientes puntos:

- Nombre del puesto.
- Objetivo o función principal del puesto.
- Departamento o responsable bajo el que estaría supervisado
- Formación necesaria o deseable para desempeñar el puesto.
- Habilidades o aptitudes que debería tener la persona. 
- Descripción de las tareas.

¿Y quién debería hacer la descripción de los puestos de trabajo en la clínica?

Nuestra recomendación es que cada miembro del equipo redacte la descripción de su propio puesto. Lo ideal es que, a continuación, se realice una revisión para modificar o complementar la información. De esta tarea debería ocuparse una persona con responsabilidad sobre los demás puestos, por lo que los perfiles más idóneos suelen ser los directores o gestores de la clínica.

Un ejemplo de descripción de puesto de trabajo: Personal de recepción

Vamos a verlo de forma más clara poniendo como ejemplo un puesto imprescindible en la clínica: el personal de recepción.  
Por supuesto, cada clínica es única, por lo que deberás adaptarlo a tus particularidades. 

- Puesto de trabajo: Personal de recepción, recepcionista. 

- Función principal: Proporcionar una atención personalizada y una comunicación satisfactoria con los pacientes.

- Supervisado por: Por lo general, suele depender de forma directa del coordinador o director de la clínica.

- Conocimientos y aptitudes: Cada clínica tendrá sus requisitos y necesidades. Para elegir a la persona adecuada deberían valorarse la formación, las aptitudes, la actitud y otros muchos factores. Estos son algunos ejemplos de formación común entre el personal de recepción:

- Ciclos de formación profesional de la familia sanitaria, como el ciclo formativo en Técnico Superior en Documentación y Administración Sanitarias.
- Cursos de Administración. 
- Formaciones auxiliares relacionadas con la documentación y la administración de centros de salud, el manejo de datos protegidos, etc.  

En cuanto a las habilidades que debería tener la persona: sociales y comunicativas, capacidad de trabajo bajo presión, capacidad de realizar múltiples tareas, resolución de problemas, proactividad, empatía, habilidades técnicas, organización… 

- Descripción de las tareas:
- Atención telefónica y personal. 
- Recibir a los pacientes. 
- Abrir ficha a los nuevos pacientes.
- Gestión de la ficha de los pacientes.
- Gestión de la agenda.
- Gestión del email de la clínica. 
- Trabajos administrativos.
- Cobros.
- … 
 

La importancia del equipo en la clínica dental

Richard Branson, fundador del grupo empresarial Virgin (con más de 70.000 empleados) dijo en una ocasión: “Los clientes no son lo primero. Lo primero son los empleados. Si cuidas de tus empleados, ellos cuidarán de tus clientes”.

Por supuesto, no podemos estar más de acuerdo.  

Un equipo satisfecho y motivado siente la clínica como suya y transmite este sentimiento a los pacientes. 
Y la satisfacción y la motivación no dependen en exclusiva del factor económico. De hecho, los salarios no suelen ser un factor determinante a la hora de abandonar un puesto de trabajo.

Esta felicidad en el trabajo depende más de otros factores como el ambiente laboral, sentirse escuchados, valorados… en ese sentido, la formación juega un papel fundamental.

Apostar por la formación del equipo, además de traer beneficios directos para la clínica, es una forma de transmitir a los trabajadores que te importa su desarrollo profesional y que quieres contar con ellos en el futuro. 
Eso sí, es importante identificar las necesidades formativas para cada puesto, algo que te resultará más sencillo después de cubrir nuestra plantilla para definir los puestos de trabajo de la clínica.

Si te ha resultado útil este artículo y quieres seguir mejorando la gestión de tu clínica, DNDNext es la formación que necesitas. 

Date: 2023-04-27